Projekt-Machbarkeitsstudie/Projektstudie

• Das Ziel der Projektstudie ist die Entscheidungsfindung: "Ist das Projekt machbar oder nicht?"
• Voraussetzung für die Studie sind konkrete Projektziele, sowie optional Vorgaben der Unternehmensleitung hinsichtlich Machbarkeits-Korridoren (z.B. die Akzeptanz von Risiko-Projekten und Grenzwerte).
• Getestet wird mit der Projektstudie die Vereinbarkeit von Projekt-Zielen untereinander, gegenüber Vorgaben, Umweltbedingungen und Rahmenbedingungen.
• Die Studie macht Sinn bei Großprojekten, Projekten mit hohen Risiken und bei Projekten auf mehreren unbekannten Gebieten.
• Es wird unterschieden zwischen den Machbarkeiten: technischer, wirtschaftlicher, politischer, juristischer, organisatorischer und ressourcenbezogener Natur.
• Gefüttert wird die Studie mir primären Daten (extra für die Studie erhoben) und sekundären Daten (bereits bestehende Datensätze) sowie der Anwendung von Schätzmethoden.
• Projektstudien gehören zu entwickelten Projekt-Umgebungen dazu, da die Ergebnisse der Studie gegenüber der Unternehmensziele gestellt werden können.
  

1.2 Das lernen Sie:

Nach der Lektüre wissen Sie: 1) Welche Ziele die Machbarkeitsstudie verfolgt und welche Erkenntnisse diese für Ihr Projekt bringt. Weiterhin 2) welche unterschiedliche Machbarkeiten analysiert werden können und woher Sie die entsprechenden Informationen für die Einordnung der Machbarkeit erhalten. Ebenso 3) führen wir Sie durch den Prozess der Machbarkeitsanalyse. Abgerundet wird der Artikel durch Vor- und Nachteile, häufig gemachte Fehler sowie von Nutzern gestellte Fragen und unsere Antworten dazu.

​a) Voraussetzungen und Ziele der Machbarkeitsstudie

Für die Durchführung der Machbarkeitsstudie benötigen Sie Wissen über die Ziele des Projektes oder zu mindestens den Ziel-Zustand, welcher nach dem Projekt erreicht werden soll. Ohne eine Zielsetzung ist keine Studie möglich, da die Ausrichtung der Forschung nicht vorhanden ist.

Ziel der Studie ist es zu entscheiden, ob aus der Projekt-Initiierung in welcher man sich in dieser Phase befindet, ein durchgeplantes Projekt entstehen soll. Die Studie selbst ist meistens ein Vorprojekt, aus dessen Ergebnis entschieden wird: Ist das Projekt machbar und soll es durchgeführt werden? Ja oder nein.

Dazu werden die unterschiedlichen Ziele des Projektes auf Vereinbarkeit im Sinne der Projekt-Ausrichtung gecheckt. Darunter Beispielsweise Umfeld- und Umweltbedingungen sowie interne, unternehmenseigene Ziele und Machbarkeitsregelungen.

b) Das bringt die Studie

Die Durchführung bringt Wissen und eine Entscheidung für oder gegen das Projekt. Anhand der Studie können Fehlinvestitionen im Vorfeld vermieden werden. Ebenso kann die Studie bereits mehrere Lösungswege aufzeigen, welche in der Planung aufgegriffen werden können. Weiter werden mögliche Risikofaktoren aufgedeckt, welche das Projekt sogar scheitern lassen könnten. Die Studie bringt Gewissheit: sollen und können und dürfen wir als Projektträger das Projekt stemmen?

c) Die verschiedenen Machbarkeiten und Informationsquellen

Innerhalb der Studie werden folgende Machbarkeiten, je nach Projektumfang, eruiert. Dazu stehen Primärinformationen und Sekundärinformationen zur Verfügung.

Primärinformationen werden explizit für bestimmte Fragestellungen erhoben, bzw. durch Marktforschung oder die Beauftragung von Beratungsunternehmen sowie weiteren zuarbeitenden Studien. Sekundärinformationen sind bereits erhoben worden und können intern vorliegen, sowie über Daten-Broker und Dritte zugekauft werden.

Unterschieden werden die Machbarkeiten:

Technisch: Sind die technischen Voraussetzungen für das Projekt gegeben?
Wirtschaftlich: Sind genügend Gelder zur Durchführung vorhanden und "lohnt sich das Projekt"?
Politisch: Ist Lobby-Arbeit gefragt? Wird das Projekt unterstützt? Wer steht dafür und dagegen?
Juristisch: Darf das Projekt von uns durchgeführt werden und welche Auflagen, Gesetze und Verordnungen sind im Projektumfeld aktiv
Organisatorisch: Kann die Organisation das Projekt umsetzen was Wissen und Ressourcen angeht?
Ressourcen: Haben wir die nötigen Mittel: Material, Personal, Zeit, Lizenzen, Wissen, etc.?

d) Durchführung

• Ziele des Projektes in den Vordergrund rücken
• Klären von Interna wie Unternehmens-Leitbilder, Ethik-Standards, vorhandene Entscheidungs-Matrixen, Firmenpolitik um einen Rahmen für die spätere Entscheidung legen zu können
• Festlegen von Fragestellungen der Machbarkeitsbereiche
• Auswahl von Quellen und Informationen
• Prüfung der Machbarkeiten
• Erstellung der Studie
• Entscheidungsfindung

Sie benötigen für die Durchführung der Machbarkeitsstudie bereits Wissen über die gewünschten Projekt-Ziele. Ohne Ziele und Rahmenbedingungen macht eine Projektstudie weniger Sinn, da diese zu generell und nicht problemzentriert gestaltet wäre.

Sollten Sie noch keine Ziele gesetzt haben, schauen Sie sich am besten den Beitrag zum Thema "SMARTE Projektziele" an. Dort leite ich Sie von der reinen projekt-Idee hin, zu konkreten Projektzielen.

Für die Durchführung der Machbarkeitsstudie benötigen Sie ab diesem Schritt:
- Klar definierte Projektziele
- Strategische übergeordnete Ziele, wenn vorhanden (z.B. Unternehmensziele in welchem das Projekt durchgeführt wird)

​Es steht der Grundsatz: Nicht aus jeder Projektinitiierung (Projekt-Einleitung) muss zwingend auch ein Projekt entstehen. Im Gegenteil. Je ausgeprägter eine Projektkultur verankert ist und umso kritischer Projektideen durchleuchtet werden, desto eher werden Projekte nicht fortgeführt.

Diese Projektkultur basiert auf dem direkten Umfeld des durchführenden Projektleiters und seinen vom Top-Management gesetzten Grenzen. Darunter zum Beispiel strategische Unternehmensziele wie finanzielle Interessen (finanzieller Projekterfolg), Prestige oder mögliche Risikofaktoren.

Die Erstellung einer Studie macht Sinn bei Großprojekten aller Art und Kleinprojekten welche auf unbekanntem Terrain stattfinden. Dieses abklopfen verschiedenster Themenbereiche im Vorfeld kann je nach Aufwand und Projektgröße im Rahmen eines "Vorprojektes" ein eigenes in sich geschlossenes Projekt bedeuten.
Machbarkeitsanalysen bei Projekten - und für die Durchführung müssen die Projekt-Ziele bekannt sein - beschäftigen sich mit der Vereinbarkeit von Zielen unter dem Deckmantel der Projekt-Ausrichtung. Die Durchführung der Studie ist der Klärung der Ziele zwingend nachgeordnet.

Auf der einen Seite beschreibt die Zusammenfassung der abgeschlossenen Projektstudie dem Management vorhersagbare Ergebnisse für die Implementierung eines bestimmten Projektes und kann somit auch als Grundlage für eine Entscheidung Pro-Planung dienen, andererseits können im Rahmen der Studie auch Fallstricke offengelegt werden, welche dann im Rahmen der Projektplanung aufgegriffen und umschifft werden können.

Im härtesten Fall bringt die Studie eklatante Mängel und Ausschlusskriterien hervor, welche einen Stopp hervorbringen. Durch einen Abbruch an dieser Stelle werden Kosten und Zeit der eigentlichen Projektplanung obsolet.

Das Ergebnis der Machbarkeitsstudie ist also entweder die Antwort "Go" - Grünes Licht für die Projektplanung oder "Stopp" - das Projekt wird nicht geplant und nicht durchgeführt.

An dieser Stelle kommen die oben genannten Unternehmensziele. Gründe für ein "Stopp" oder "NoGo" könnten zum Beispiel sein, dass das Projekt zu viele Risiken besitzt und mit den unternehmenseigenen Richtlinien zu Hoch-Risiko-Projekten nicht vereinbar ist. Auch als Beispiel könnte in der Studie herauskommen, dass das Echo der Bevölkerung bei einer Befragung in höchstem Maße negativ ist und das Projekt mit eigenen Ethik-Grundsätzen nicht durchführen kann.

Durch die Kombination aus der Begutachtung verschiedenster Kriterien die weiter unten vorgestellt werden und deren Ergebnissen lassen sich folgende Ziele der Machbarkeitsstudie herausfiltern:

• ​Verhinderung von Fehlinvestitionen
• Identifizierung von verschiedenen Lösungswegen
• Aufdeckung von Schwachstellen im eigenen System und Fremd-Systemen
• Schnittstellen
• Was zeichnet das Projekt aus und "was haben wir davon"?
• Welche inneren und äußeren Rahmenbedingungen wirken auf das Projekt?
• Sind die Projektziele vereinbar und erreichbar?
• Was muss im Vorfeld passieren um das Projekt durchführbar zu machen
• Sollte das Projekt durchgeführt werden oder nicht?
  

Eigentlich klingt es ziemlich banal: das Wissen, ob ein Projekt durchführbar ist oder nicht. Sowie weiterhin eine Analyse und Bewertung betrachteter Lösungswege und Entscheidungsmöglichkeiten bereits im Projekt-Vorlauf, auf welche in der Planung eingegangen werden kann.

Das dieses Wissen jedoch nicht ganz so einfach ist wie es auf den ersten Blick scheint. Stell dir dein Projekt vor. Wenn du gerade auf keines kommst den Bau eines neuen Jugendzentrums.

Beachte nun folgendes:

Ist das Projekt technisch machbar?

​Sprich: kannst du dein Projekt technisch realisieren? Hast du die Materialien zum Bau? Die Maschinen? Kannst du das ganze planen?

Ist das Projekt wirtschaftlich machbar?

​Woher kommt das Geld? Wie viel Geld steht zur Verfügung? Was wird die teuer? Lohnt sich der Bau überhaupt?

Ist das Projekt politisch machbar?

​Was sagen die Anwohner? Wird das Projekt von offizieller unterstützt und gestützt? Welche Lobbys gibt es? Und der Naturschutz?

Ist dein Projekt juristisch machbar?

​Was ist mit Alkohol und Minderjährigen? Wer hat die Aufsichtspflicht? Welche Auflagen muss das Jugendzentrum erfüllen? Welche Gesetze greifen?

Ist das Projekt organisatorisch machbar?

​Welcher Träger steht dahinter? Welches Team? Hat das Team die Kompetenzen? Wer ist für was grob zuständig und kann derjenige das auch?

Ist dein Projekt ressourcenbezogen machbar?

​Ist das Personal, Material, Maschinen und Knowhow überhaupt ausreichend vorhanden? Welche finanziellen und organisatorischen Dinge hängen von Minder-Ausstattungen ab?

Und jetzt skaliere die Fragestellungen von deinem Projekt oder dem genannten Bau eines Jugendzentrums mal hoch zu einer Philharmonie, einem Kopfbahnhof oder einem Flughafen. Dieses ist der Grund, warum solche Studien auch eigene Projekte darstellen und mitunter viel Zeit benötigen.

Die zugrundeliegenden Informationen müssen ausgewählt, methodisch erhoben, ausgewertet und zusammengebracht werden.

Am Ende steht die Entscheidung: "Sollen wir oder sollen wir nicht".

Und noch mal aufgegriffen bringt eine Machbarkeitsstudie die Antwort auf die "banale Frage": Ist das Projekt durchführbar oder nicht?

Untersuchung oder Überprüfung die dazu dient, zu entscheiden, ob die Umsetzung welche zu einem bestimmten Ziel führen soll unter den gegebenen Voraussetzungen zu verwirklichen/zu realisieren ist oder nicht.

Mit Hilfe einer Machbarkeitsstudie oder auch Projektstudie kann bereits im Vorfeld entschieden werden ob ein Projekt wirklich durchgeführt werden soll. Geschähe diese Entscheidung erst nach der eigentlichen Projektplanung, wären die Kosten und die Zeit der direkten Projektplanung verloren.

a) Technische Machbarkeit

Grundlegende Fragestellung: Haben wir die technischen Möglichkeiten das Projekt umzusetzen?

Wenn nein: Was wird benötigt um einen Stand zu erreichen welcher das Projekt technisch durchführen lässt?

b) Wirtschaftliche Machbarkeit

Grundlegende Fragestellung: Haben wir das nötige Kleingeld um das Projekt durchzuführen und "was bringt uns das Projekt"?

Wenn nein: Wie können Gelder bezogen werden und/oder wie könnten wir das Projekt für uns rentabel machen?

c) Politische Machbarkeit

Grundlegende Fragestellung: Kann das Projekt (wirtschafts-) politisch durchgesetzt werden?

Wenn nein: Welche Lobbys/Verbände/Institutionen/Interessensgruppen stehen einer Durchführung im Wegen und warum?

d) Juristische Machbarkeit

Grundlegende Fragestellung: Dürfen wir das Projekt so durchführen?

Wenn nein: Was müsste geändert werden um das Projekt konform zu Gesetzen, Verordnungen oder Rahmenrichtlinien (wie z.B. Ethik-Grundsätzen/Compliance) zu machen?

e) Organisatorische Machbarkeit

Grundlegende Fragestellung: Können wir das Projekt mit unserem Team durchführen?

Wenn nein: Welche Personalentwicklungs- und Personalbeschaffungsmaßnahmen müssten durchgeführt werden?

f) Ressourcenbezogene Machbarkeit

Grundlegende Frage: Haben wir genug von X? Wobei X für alles steht was man so haben kann: Personal, Material, Räume, Lizenzen, Knowhow... einfach alles was in einer gewissen Menge im Projekt vorkommen kann und sollte.

Wenn nein: Was würde es Kosten und wie lange würde es dauern bis wir es haben?

Bei allen Machbarkeiten ist darauf zu achten, dass diese sich mitunter gegenseitig bedingen.

Wird in der ressourcenbezogenen Machbarkeit ein fehlen von Personal festgestellt, welches erst eingestellt werden muss, hat dieses Auswirkungen auf die wirtschaftliche Machbarkeit.

Werden Mängel bei der juristischen Machbarkeit festgestellt, könnte dieses auf die organisatorische, ressourcenbezogene und wirtschaftliche Machbarkeit haben.

​Zur Erhebung von Informationen kann zwischen Primär- und Sekundär-Informationen unterschieden werden.

Primär-Informationen oder auch die Primärforschung werden als empirische Methode genutzt, neue, bisher nicht bekannte, Daten zu erheben. Der Vorteil der Datenerhebung ist die Möglichkeit konkret problemadäquat Daten erheben zu können und diese durch eigene Erhebungsinstrumente in den Projektkontext ziehen zu können. So lassen sich spezielle Fragestellungen entwickeln und zuschneiden.

Der Hauptnachteil lässt sich daraus ableiten. Die Erhebung kostet Zeit und Geld, sowie einer Basis an Fachwissen um komplexe Probleme aufzubereiten und Fragestellungen zu entwickeln.

Methoden der primären Datenerhebung können zum Beispiel sein:

• Interview/Befragung (telefonisch, schriftlich, computergestützt, persönlich)
  Beispielsweise im Bau-Projekt Interviews mit Anwohnern. Auch Expertenmeinungen oder Fachgespräche gehören dazu. Ebenso selbst beauftragte Studien.
• Beobachtungen
  Gerade bei Umwelt-Faktoren können Beobachtungen nützlich sein, ziehen sich mitunter aber ein ganzes Jahr um Flora/Fauna vor Ort bei einem Bauprojekt beschreiben zu können. Wer hätte mit dem Chaos um Stuttgart 21 wegen eines Käfers gerechnet?
• Experimente und Stichproben, Planspiele
  Experiment hört sich zwar nach Labor an, allerdings könnte man zum Beispiel im Rahmen eines Projektmanagements zur Produkteinführung einen Markttest machen, welcher ein Experiment darstellt. Auch das Nehmen von Bodenproben und deren Auswertung zählen dazu.

Sekundäre Informationen wurden bereits in der Vergangenheit intern oder durch Dritte erhoben und stehen über diverse Quellen wie Portal-Zugänge von Daten-Anbietern oder Forschungsdatenbanken zur Verfügung.

Mit Sekundär-Forschungsdaten, welche zum Beispiel zugekauft oder durch Dritte verfügbar gemacht werden, können im Gegensatz zur primären Erhebung relativ zeitnah und günstiger erhoben werden. Ziel ist die Erhebung von Erst-, Ersatz-, Zusatz- und Kontrollinformationen.

Die Vorteile und Nachteile drehen sich im Gegensatz zur Primärerhebung um. Vorteile der vorhandenen Daten ist die, relativ zur eigenen Erhebung gesehene, zeitlich schnelle Komponente. Auch können die Daten je nach Quelle günstiger sein als eine Eigenerhebung. Allerdings sind die Daten mitunter veraltet, passen nicht ganz konkret zur Fragestellung oder unterliegen anderem demografischen Faktoren, als für das Projekt wichtig.

Sekundäre Daten können bspw. erhoben werden via:

• Staatlicher Institutionen (Statistisches Bundesamt, OECD, Verbände)
• Interessensverbände, Lobbys
• Patente, Gutachten
• Fachbücher, Veröffentlichungen, Dissertationen, Zeitschriften
• Studien, Marktforschungsinstitute
• Informationsbroker
• Warentestschriften und Erhebungen
• Umsatzstatistiken, Kostenrechnungen, Geschäftsberichte und andere interne oder öffentlich zugängliche Datenerhebungen

Nicht jedes Daten-Schnipsel muss im Rahmen der Projektstudie erhoben werden. Werte können auch geschätzt werden, beispielsweise über bewährte Methoden oder Erfahrungswerte. Auch bereits im Unternehmen vorhandenes Wissen kann zur sichereren Schätzung herangezogen werden. Ein Mix aus Sekundärdaten kann ebenfalls Schätzungen füttern.

Die Schätzungen im Vorfeld des Projektes haben einen sehr geringen Detailgrad und damit auch eine sehr geringe Qualität. Vor dem Projekt sind weder Arbeitspakete noch Aufwände genauer beschrieben oder kalkuliert. Von der Bezifferung der Materialwerte, Preisschwankungen oder Lizenzgebühren die für gewisse Dinge nötig werden, kann - wenn denn daran gedacht wird - nur grob ausgegangen werden.

Die hier kurz angerissenen Methoden eignen sich in Kombination für einen ungefähren Überblick über das Projekt. Ziel ist nach wie vor entscheiden zu können, ob das Projekt in einem bestimmten für Sie gültigen Rahmen durchgeführt werden kann oder nicht. Wir sind noch nicht in der Feinplanung des Projektes!

Die Methoden können verschiedenste auch auf Projektabschnitte angewendet werden. Kennen Sie beispielsweise jemanden der einen Teil Ihres Projektes so schon mal irgendwo durchgeführt hat, eignet sich für den Projektabschnitt die Vergleichsmethode eher. Ist ein anderer Abschnitt völlig fremd, können externe Berater auf diesem Gebiet helfen.

50/50-Schätzung
Bei der 50/50-Schätzungen werden die Machbarkeiten oder Projektbestandteile/einzelne Zielkategorien von zwei erfahrenen Projektleitern, Fachkräften oder Gremien geschätzt. Die jeweiligen Informationen, Ansätze, Ideen und Werte werden gegenübergestellt und gemittelt. So ergibt sich eine Art "Messbereich" zwischen den einzelnen Werten beider Schätzungen und ein Mittelwert.

Externe Berater
Eigentlich eine Form der Primärdaten-Erhebung. Allerdings geht es nicht um das Beauftragen eines Beratungsunternehmens oder einer Studie, sondern das Ansprechen von Beratern des jeweiligen Interessengebietes als einzelne Person. Entweder über das eigene Netzwerk oder pro-Stundensatz-Abrechnung.

Vergleichsmethode
Gab es in der Vergangenheit ähnliche Projekte? Haben Sie im Freundes-, Bekannten- oder Kollegenkreis jemanden, der ein ähnliches Projekt bereits durchgeführt hat?

Beispiel Hausbau: Jemand der bereits selber gebaut hat, wird Ihnen sagen wie viel Freude es macht und wie viel Zeit es dauert, sich für bestimmte Steckdosen-Designs oder Türgriffe zu entscheiden die von verschiedenen Unternehmen bezogen werden. (organisatorische Machbarkeit). Auch zum Thema Baugenehmigung und Abnahmen (juristische Machbarkeit) wird er etwas sagen können.

DIN 69901-2: "Machbarkeit bewerten"
Prozess D.8.3: Machbarkeit bewerten als Mindest-Standard. Liefert die Bewertung der Machbarkeit eines Vorhabens/Projektes. Nennung der SWOT-Analyse als weiteren Bestandteil der Machbarkeitsstudie.

Prince2:2009
"feasibility projects": Problemdefinition, Untersuchung, Entwicklung der Optionen, Unterbreitung von Empfehlungen. Explizite Nennung die Machbarkeitsstudie als eigenes, vorgelagertes Projekt durchzuführen.

Die Machbarkeit beginnt zuerst bei der eigenen Organisation und nicht beim Projekt.

Klingt zwar im ersten Moment etwas skurril, setzt aber den zukünftigen Rahmen an welchem man sich später mit der Frage "Sollen wir das Projekt durchführen?" orientiert.

Zu klären wären Interna wie:

• Welche Unternehmensvision, Mission und Leitbilder gibt es?
• Welche Standards existieren zu Ethik, Prozessen, Vorgehen?
  Jeweils um einen Umwelt-Ökologie-Check durchführen zu können.
• Gibt es eine Entscheidungsmatrix oder Entscheidungsgrundlagen zum Umgang mit Risiken, Investitionen, o.ä.?
  Vorhandene Richtwerte und Wert-Korridore erleichtern eine spätere Entscheidung. Liegt das Projekt Beispielsweise innerhalb oder außerhalb festgelegter Projekt-Toleranzen?
• Wie sieht die Firmenpolitik/das übergeordnete Management das Projekt?
  Gibt es pro/contra "von oben" welche auf die Durchführung wirken können? Wird das Projekt beispielsweise trotz drohendem finanziellen Verlust angegangen, weil es sich um ein Reichweiten-starkes Prestige-Projekt handelt?

Auf der anderen Seite steht das durchzuführende Projekt im Fokus. Auch hier sollten einige Voraussetzungen erfüllt sein:

• Ist die Erwartung an das Projekt definiert?
• Welche Anforderungen werden an das Projekt gestellt?
• Welche Projektziele sind konkret (SMARTE Ziele) gesetzt?
• Was muss erfüllt sein, was kann erfüllt sein?
• Welche Projekt-Grenzen gibt es?
• Was sind Nicht-Ziele des Projektes?

Um die Wichtigkeit des Zusammenhanges zwischen Projekt <> Unternehmen noch mal zu unterstreichen: Würde Greenpeace ein Projekt durchführen um eine neue Ölplattform zu bauen? Würde die Organisation BUND die Umsiedlung für weiteren Abbau von Braunkohle planen?

Diese etwas "platten" Beispiele zeigen worauf es im Endeffekt ankommt: Kann das Projekt von uns durchgeführt werden, ohne an unsere Grenzen zu kommen.

Weiterhin sollte festgelegt werden, was geprüft werden soll und wie geprüft werden soll.

Was geprüft werden soll:

• Technische Machbarkeit
• Wirtschaftliche Machbarkeit
• Politische Machbarkeit
• Juristische Machbarkeit
• Organisatorische Machbarkeit
• Ressourcenbezogene Machbarkeit

Wie geprüft werden soll:

• Externes Beratungsunternehmen
• Durchführung von Studien
• Befragungen
• Informationsbroker
• etc. s.o. "Primär- und Sekundär-Informationen"

Je nach Methoden-Mix entsteht ein Grund-Layout der späteren Studie. So kann die wirtschaftliche Machbarkeit zum Beispiel durch eine externe Unternehmensberatung durchgeführt werden, die juristische Machbarkeit aber durch die interne Rechtsabteilung.

Stellen Sie also zusammen, welche Machbarkeiten geprüft werden sollen und wie sie diese prüfen lassen wollen.

Die Überprüfung der Machbarkeit im Detail hängt von der Methode ab, für die sich entschieden wurde. Daher werden im folgenden Fragen beschrieben, welche Mindestens und ganz generell beantwortet werden sollen.

Eine höhere Detaildichte ist zwingend erforderlich, ist aber so projektabhängig, dass ein Darlegen der Fragen an dieser Stelle keinen Sinn macht.

Fragen der organisatorischen Machbarkeit:

• Kann unser internes Projektumfeld (Mitarbeiter, Abteilungen, ...) das Projekt zeitig und organisatorisch bewältigen?
• Können eventuelle Zulieferer und unser externes Projektumfeld (Partner, Subunternehmen, ...) das Projekt zeitig und organisatorisch bewältigen?
• Steht genügend Personal zur Verfügung?
• Ist bei diesem Personal das nötige Wissen vorhanden? Wenn nein, kann dieses Wissen eingekauft oder entwickelt werden?
• Wer kann das Projekt leiten? Ist der Projektleiter dazu in der Lage?
• Passt das Projekt zu Unternehmensvorgaben der Ethik, Compliance und gesellschaftlichem auftreten?

=> Kann die Gesamtorganisation das Projekt leisten? Ja oder nein?

​

Fragen der wirtschaftlichen Machbarkeit:

• Welche Kostenbereiche werden berührt und wie hoch/in welchem Korridor werden die Kosten geschätzt?
• Welchen Wert (monetär) bringt das Projekt ein?
• Welchen Wert (Wissen, Leistung) bringt das Projekt ein?
  z.B. Verbesserte Arbeitsprozesse, Personalentwicklung sponsored by Auftraggeber, schnellere Laufzeiten, ...
• Welche Schäden (monetär konkret, monetär Image-Schaden, monetär juristisch) können durch das Projekt entstehen?
• Was muss investiert werden?
• Sind die monetären Risiken unternehmensgefährdend?

=> Kann sich die Gesamtorganisation das Projekt wirtschaftlich leisten? Ja oder nein?

​

Fragen der technischen Machbarkeit:

• Welches Fachwissen wird benötigt? Haben wir dieses?
• Auf welcher Basis wird aufgebaut?
• Welche Erfahrungswerte sind vorhanden?
• Welche Rahmenbedingungen müssen vorhanden sein?
  Bei einer App-Entwicklung z.B. Server, verschiedene Smartphones, Test-Cases
• Welche Anforderungen an die Qualität und Umsetzung sind zu leisten?

=> Kann das Unternehmen die Projektziele aus technischer Sicht erreichen? Ja oder nein?

​

Fragen der juristischen Machbarkeit:

• Dürfen wir das Projekt durchführen?
• Brauchen wir auf Gesetzen und Verordnungen beruhende Freigaben?
• Müssen Anträge gestellt werden?
• Welche Gesetze, Verordnungen oder sonstige Rechtsrahmen begleiten das Projekt?
• Gibt es Normen die im Projektumfeld und/oder während der Projektdurchführung erfüllt werden müssen?
• Müssen zuständige Mitarbeiter spezielle Freigaben oder nachgewiesene Kenntnisse besitzen?

=> Darf und kann die Gesamtorganisation das Projekt rechtlich Stemmen? Ja oder nein?

​

Fragen der ressourcenbezogenen Machbarkeit:

• Haben/Bekommen wir genügend Material welches für das Projekt benötigt wird?
• Verfügen wir über genügend Maschinen oder Anlagen zur Durchführung? Auch Arbeitsplätze zahlen dazu.
• Besitzen wir genügend Knowhow auf den jeweiligen Teilgebieten?
• Haben wir genügend Zeit zur Durchführung? Schaffen wir das Projekt mir unseren Mitteln?

=> Können wir das Projekt mit unseren Ressourcen schaffen? Ja oder nein?

​

Die jeweiligen Punkte müssen wie erwähnt weiter vertieft oder in spezielle Richtungen gesteuert werden. Der Bau eines Jugendzentrums geht juristisch einen anderen Weg als die Entwicklung eines neuen digitalen Finanz-Produktes mit Nutzerdaten-Auswertung. Organisatorisch können Projekte vom Zwei-Mann-Start-Up bis zum Großkonzern durchgeführt werden.

Nutzen Sie die Fragen als Einleitung in das jeweilige Kapitel und vertiefen Sie die Begriffe um Ihre Anwendungsbereiche.

Bei der Auswahl und der Nutzung der Erhebungsquellen sollte eine Sache hervorgehoben werden: Es geht nicht um das Bereitstellen von Zahlen und Fakten. Es geht um das, was man mit den erhaltenen Informationen macht. Daten werden nicht nur erhoben und aggregiert, sondern auch zielgerichtet ausgewertet, analysiert und interpretiert werden. Zur Erinnerung: Diese Daten sind Ihre Entscheidungsgrundlage für eine Fragestellung.

Dieses Vorgehen wird umso wichtiger, desto eher man auf externe Quellen (die Geld kosten) zugreifen will- Nur in Ausnahmefällen werden für Machbarkeitsstudien komplexe Primärinformationen erhoben, welche einen großen zeitlichen und ebenso finanziellen Umfang haben.

So sollten Sie sich bei jedem "Suchen" folgende Fragen stellen um sich im Daten-Wust der heutzutage zugreifbar ist nicht zu verzetteln:

1. Was ist meine konkrete Frage, für die ich Informationen benötige?
2. Welche Informationen benötige ich genau?
3. Kann ich diese Informationen über Sekundärquellen beziehen?
4. Welche Quelle ist dafür die geeignete?
5. Gibt es eine Zweit-Quelle um meine Informationen zu validieren/zu mitteln oder auszubauen?
6. Was sagen diese Informationen im Hinblick auf meine Fragestellung aus?

Nach dem eingangs erwähnten Credo "es geht nicht nur um das Bereitstellen von Zahlen" sind bestimmte Qualitätskriterien von Vorteil. Diese Kriterien können als Raster auf gesammelte Informationen gelegt werden. Da sich die Merkmale je nach Machbarkeitsstudie unterscheiden, sind diese nur kurz grob angerissen und benötigen weiterer Eingrenzung.

Qualitätskriterien für Informationen zur Machbarkeit:

• Vollständigkeit der Information/des Datensatzes
• Daten sind konzentriert problemlösend
• Die Quelle ist seriös und glaubwürdig
• Die Erhebungsmethode ist ebenso wie die Datenquelle genannt und beschrieben
• Die Daten sind valide (inhaltlich zuverlässig) und es herrscht Reliabilität (methodisch zuverlässig)
• Die Informationen sind aktuell
• Es herrscht eine Übereinstimmung zwischen Erhebungszweck und Informationsbedarf

Qualitätskriterien der Marktforschung können ebenso angelegt werden, wenn es um die Auswertung vergangener Studien geht.

• Die Daten sind objektiv: Unabhängig hinsichtlich Durchführung, Auswertung und Interpretation
• Die Daten unterliegen Reliabilität: Sie sind formal Genau im Sinne von Abwesenheit von Zufallsfehlern
• Die Daten sind valide: Konzeptionell richtig erhoben in Bezug auf "wie genau wurde das erfasst, was untersucht werden soll"
• Die Daten sind repräsentativ: Aussagekraft der Stichprobe, Irrtumswahrscheinlichkeit und Abweichungen der Grundgesamtheit

Die eigentliche Datenerhebung. Voraussetzungen zu diesem Schritt sind klare Fragen der Machbarkeiten. Sprich welche juristischen, technischen, organisatorischen, etc. Fragestellungen sind offen und müssen mit Daten ausgewertet werden um zu einem Entschluss zu kommen?

Zudem werden normalerweise im ersten Schritt Sekundärdaten gesammelt und ausgewertet, da diese zeitnaher und kostengünstiger zur Verfügung stehen. Sollten thematisch sehr wichtige Fragestellungen offen sein, welche sich nicht erschließen, werden dann Primärdaten erhoben.

Sekundärdaten

Sekundärdaten wurden bereits für andere Fragestellungen erhoben.

Interne Quellen für Sekundärdaten:

• Statistiken
  Absatz, Umsatz, Kunden, Produkte-, Vertriebswege, ...
• Berichte von Kunden und Mitarbeitern
  Wünsche, Reklamationen, auftretende Fehler, Berichte von Mitarbeitern, Vertriebserfolgsanalysen ...
• Projektbasiertes Feedback
  Projektabschlussberichte, vergangene Studien, Proof of Concept, ...
• Unterlagen und Berichte der Abteilungen im Unternehmen
  Kostenrechnungen, Justitiariat, Rechnungswesen, interne Datenbanken
• Frühere Datensätze, Hochrechnungen und Berichte über interne Datenbanken und Archive

Externe Quellen für Sekundärdaten:

• Amtliche Statistik
• Statistisches Bundesamt, entsprechende Ämter im Ausland
• Statistische Landesämter und statistische Ämter der Gemeinden, entsprechende Ämter im Ausland
• Ministerien und sonstige staatliche Institutionen
• Wirtschaftsverbände, Branchenberichte und -statistiken, Betriebsvergleiche
• IHK, DIHT
• Aufbereitung von Daten amtlicher und nichtamtlicher Quellen
• Informationen von wissenschaftlichen Instituten
• Institut für Wirtschaftsforschung, Welthandel, etc.
• Juristische Institutionen
• Informationen aus fachlicher und allgemeiner Literatur
• Bibliographien
• Fachliteratur
• Firmenveröffentlichungen inkl. Geschäftsberichte
• Zeitungen und Zeitschriften
• Informationen von Absatzhelfern und Werbeträgern
• Informationen von internationalen Organisationen
• Statistische Ämter der Europäischen Union und anderer supranationaler Organisationen
• OECD, WTO
• IWF, Weltbank
• Vereinte Nationen (UN) und ihre Unterorganisationen (bspw. UNCTAD, FAO)
• Universitäten und deren Lehrstühle
• Externe Datenbanken und Studien und Dienstleistungsunternehmen
  

Primärdaten

Primärdaten werden exakt für vorhandene Fragestellungen erhoben.

• Befragung
• Mündliche Befragung (einschließlich Experten-Interview)
• Persönliches Interview
• Standardisiertes Interview auf Basis eines strukturierten Fragebogens
• Freies Interview auf Basis eines Interviewer-Leitfadens
• Telefonisches Interview
• Standardisiertes Interview
• Freies Interview
• Schriftliche Befragung (einschließlich Delphi-Studie)
• Computergestützte Befragung
• Panelerhebung: mehrmalige Befragung eines gleichbleibenden Kreises von Untersuchungseinheiten (z.B. Verbraucher-Panel, Einzelhandels-Panel, Ärzte-Panel)
• Beobachtung
• Feldbeobachtung (Beobachtung im gewohnten Umfeld)
• Laborbeobachtung
• Wirtschaftsprüfgesellschaften
• Marktforschungsunternehmen
• Beratungsgesellschaften und Unternehmensberatungen

Nach der Beantwortung der einzelnen Fragestellungen erfolgt die Zusammenstellung der Machbarkeitsstudie als Werk.

Dieses Werk enthält, thematisch sortiert, alle Fragen und Antworten hinsichtlich des durchzuführenden Projektes sowie die abschließende Entscheidungsempfehlung, ob das Projekt durchgeführt werden sollte oder nicht.

Folgende Gliederung kann empfohlen werden:

• Einleitung
• Ausgangslage
• Zielsetzungen
• Zusammenfassung der Machbarkeiten und deren Ergebnis
• Hintergrundinformationen zu Projekt, Auftraggeber, Projektträger, etc.
• Problemstellung (ausführlich)
• Zielsetzung (ausführlich)
• Quellen und Methoden der Studie
• Aufgliederung der Machbarkeiten sowie deren Ergebnisse
• Ergebnis
• Handlungsempfehlungen
• Schlussfolgerung
• Anlagen

Gewahren Sie Distanz zum Thema
Machbarkeitsstudien werden meist von Dritten, wie Beratungsunternehmen, durchgeführt, um eine Distanz der persönlichen Meinung und des persönlichen Umfelds zu gewährleisten. Eigene Entscheidungen könnten nicht objektiv genug sein – beispielsweise durch persönliche Neigungen (endlich plane ich mal ein Prestige-Projekt) oder organisatorische Vorgaben (ich weiß, dass wir dieses Projekt eigentlich machen müssen, weil es Vorgabe ist).

Auch bei Interviews oder Umfragen welche Teile der Organisation tangieren, sprechen die Interviewten freier mit Dritten, als mit dem eigenen Vorgesetzten.

Sind Sie selber mit der Durchführung der Studie beauftragt könnte es sinnvoll sein sich für Interviews oder interne Fragen einen externen Raum und sogar Moderator hinzuzuholen.

Die Machbarkeitsstudie ist kein Vorprojekt sondern Beiwerk
Stellen Sie sich vor, Sie sitzen an der Studie und planen parallel das Projekt, weil es bald starten soll. Die Studie ist quasi Pro-Forma „Beiwerk“, weil „das Projekt machen wir eh“.

Das Ergebnis der Machbarkeitsstudie sollte vielmehr der erste Meilenstein eines Projektes sein. Denn Anhand des Ergebnisses geht das Projekt ja erst in die Feinplanung. Halten Sie sich an den Prozess, die Studie vorzulagern. Je nach kritischer Zeit der Planung kann die Studie selbst umfangreicher oder kleiner gestaltet werden.

Seien Sie nicht zu Detailverliebt!
Häufig kommt es vor, dass wir in der Planung nicht nur zum Selbstschutz zur Perfektion neigen. Die Untersuchung der Machbarkeiten ist mit zeitlichem und finanziellen Aufwand verbunden. Die Mitarbeiter jedes Mal nach Wissen zu befragen um die Fachexperten herauszufinden dauert und je nachdem wie viel vom Team mithilft (mithelfen muss) können anderweitig Engpässe entstehen.

Halten Sie die Themen daher so generell wie möglich. Eine Machbarkeitsstudie ist kein Detailkonzept. Dieses kommt später.

​folgt

• Sie erhalten eine zuverlässige Aussage über die Machbarkeiten
• Durch die eigene Analyse erhalten Sie eine Menge an Informationen, welche Sie in der späteren Projektplanung einbringen können - in Arbeitspaketen, Qualitäts-Checks oder im Risiko-Log
• Sie erhalten im Projektvorfeld einen Korridor an möglichen Lösungswegen für Projektabschnitte
• Sie können alle Faktoren wie Wirtschaftlichkeit, Umsetzbarkeit oder interne Voraussetzungen vor Projektplanung grob abschätzen und darauf Bezug nehmen. Dadurch erhalten Sie Sicherheit.
• Durch die Recherche finden Sie eventuell bessere (günstigere, schnellere) Lösungswege zur Zielerreichung.
• Sie finden Gründe, die womöglich gegen das Projekt sprechen und können diese vor dem "go" anbringen.

Häufige Einwände wie Zeitmangel zur Durchführung oder hohe Kosten der Analyse stehen selbiger häufig im Weg. Auch die Begründung "wir haben das schon mal durchdacht" oder fadenscheinige Kommentare wie "das wird schon" stehen der Machbarkeitsstudie oft im Weg oder werden dieser nachteilig ausgelegt.

Allerdings gibt es keine konkreten Nachteile.

Stellt man die Ergebnisse der Studie dem gegenüber, was man als Grundwissen mit in das Projekt nimmt, wundert man sich, warum die Durchführung zu mindestens kleinerer Machbarkeit-Analysen nicht zum festen Alltag eines Projektleiters gehören.

Wird erst während der wirklich teuren und zeitaufwendigen Planung oder gar Durchführung gemerkt "oh, wir können/dürfen das ja überhaupt nicht", brennt förmlich der Baum. Aus diesem Grund finden sich keine Nachteile einer vorgelagerten Analyse der Machbarkeiten.

​folgt

​folgt